Notionを利用してタスクの実行を記録する

こんばんは。僕です。

はじめに

タスク管理は生産性向上の鍵となります。ただ、実際の作業時間の把握を曖昧にしていると、どのタスクが進行のボトルネックになっているかがわかりにくく、業務改善に繋げにくいです。そこで、Notionのデータベース機能を活用し、タスクの開始・終了を記録できるようにしてみました。

この仕組みでは、ボタンを押すことでタスクの開始時間と終了時間を自動記録し、ステータスを適切に更新することで、タスクの進捗を可視化します。

準備

Notionデータベースの作成

まず、Notionで以下のようなプロパティを持つデータベースを作成します。

ステータスの計算

数式の仕様:

if(empty(prop("開始時刻")), "🟥", if(empty(prop("終了時刻")), "🟨", "🟩"))

この数式により、ステータスが自動更新されるようにしています。

ボタンの仕様

開始ボタンの動作

• 開始前の状態で押下 → 開始時刻を記録
• 実行中または完了の状態で押下 → 開始時刻と終了時刻をリセット

終了ボタンの動作

• 開始前の状態で押下 → 開始時刻・終了時刻を記録
• 実行中の状態で押下 → 終了時刻を記録
• 完了の状態で押下 → 終了時刻を削除

導入のメリット

この仕組みを導入することで、以下のメリットが得られます。

• タスクの実行時間を可視化 → 各タスクの開始・終了時刻が明確になる
• 作業の進捗を即時反映 → ステータスが自動更新され、管理が容易になる
• 操作が簡単 → ボタン一つで記録が可能になり、手間がかからない

応用など

この仕組みを活用することで、実際のタスク遂行時間を記録し、作業の分析が可能になります。また、他のチームメンバーと共有すれば、進捗の可視化にも繋がります。

また発展として、

• フィルター機能の活用 → 進行中のタスクのみ表示するビューの作成
• タグの追加 → タスクのカテゴリー別に管理
• 自動通知 → 期限が近づいたタスクのリマインド
• カレンダービューの作成 → 実行済みのタスクの可視化

といった機能の拡張もありえそうです。

おわりに

本記事では、Notionのデータベースを用いたタスクの実行記録システムを紹介しました。開始・終了ボタンを活用することで、シンプルながら効果的なタスク管理が可能になります。

タスクの進捗度合いを明確にすることで、業務効率を向上させる工夫に繋げられると良さそうです。